Finaliser un contrat de travail : pourquoi le solde de tout compte non signé expose l'entreprise

La rupture du contrat de travail, quelle qu’en soit la cause, impose à l’employeur la remise de documents obligatoires. Parmi ces pièces, le reçu pour solde de tout compte joue un rôle déterminant pour sécuriser le départ du salarié. Cependant, une question revient fréquemment dans la pratique des ressources humaines : quelles sont les conséquences réelles si le salarié refuse de signer ce document ?

L’obligation de dresser un inventaire précis des sommes

Le solde de tout compte ne se résume pas à un simple montant global. Il doit constituer l’inventaire détaillé de toutes les sommes versées à l’occasion de la rupture. Ce document inclut généralement le salaire du mois en cours, l’indemnité de licenciement, l’indemnité compensatrice de préavis ainsi que l’indemnité compensatrice de congés payés.

Pour être régulier, il doit être établi en deux exemplaires originaux. L'une de ces copies est remise directement au salarié. Il est important de noter que ce document est juridiquement qualifié de quérable. Cela signifie que l’employeur n’a pas l’obligation de l’envoyer par voie postale. Il doit simplement avertir l’ancien collaborateur que le document est tenu à sa disposition dans les locaux de l’entreprise.

L’effet libératoire conditionné par la signature

L’intérêt majeur du solde de tout compte pour l’entreprise réside dans son effet libératoire. Lorsque le salarié signe le reçu, il dispose d’un délai de six mois pour contester les sommes qui y sont mentionnées. Une fois ce délai écoulé, l’employeur est protégé : le salarié ne peut plus revenir sur les montants figurant sur l’inventaire.

Cependant, si le salarié ne signe pas le document, l’employeur perd cette protection juridique accélérée. L’absence de signature empêche le délai de forclusion de six mois de courir. Le reçu n'a alors plus valeur de preuve libératoire. Dans ce cas, les délais de prescription de droit commun s'appliquent pour toute contestation ultérieure :

• Un an pour les sommes liées à la rupture du contrat (indemnités de rupture) ;
• Deux ans pour les sommes liées à l’exécution du contrat (frais professionnels) ;
• Trois ans pour les rappels de salaires (heures supplémentaires par exemple).

Un rappel jurisprudentiel ferme de la Cour de cassation

Une décision de la Cour de cassation de novembre 2024 a récemment illustré les risques d'un document non signé. Dans cette affaire, un salarié licencié en 2013 n'avait pas pu signer son solde de tout compte car il était incarcéré. À sa sortie de prison en 2017, il a contesté les sommes versées. La Haute juridiction a jugé que, faute de signature, le document n'avait aucun effet libératoire. L'employeur ne pouvait donc pas invoquer la prescription pour bloquer la demande du salarié, même quatre ans après la fin du contrat.

Il est impératif de souligner que l’employeur ne peut en aucun cas conditionner le versement des sommes dues à la signature du reçu. Le salarié est libre de refuser de signer ou d’émettre des réserves. Ce refus ne constitue pas une faute et ne doit entraîner aucune retenue financière. En cas d’absence de signature, il est vivement conseillé à l’employeur de conserver une preuve de paiement alternative, telle qu'un justificatif de virement bancaire. Cette précaution est indispensable pour prouver, en cas de litige devant le Conseil de prud’hommes, que les sommes dues ont effectivement été transmises, même si le délai de contestation reste ouvert plus longtemps.